CHECKLIST 7 BƯỚC ĐẶT QUÀ TẶNG DOANH NGHIỆP CHO NGƯỜI MỚI LÀM HR/MARKETING

Áp lực lớn nhất của người mới làm HR hay Marketing khi gánh KPI sự kiện không nằm ở ngân sách, mà là nỗi sợ TRỄ TIẾN ĐỘ. Chỉ cần xưởng giao trễ một ngày, hàng trăm món quà tặng in logo không kịp về tay là cả một chiến dịch truyền thông ra mắt sản phẩm hay lễ kỷ niệm công ty coi như đổ sông đổ biển. Checklist 7 bước chi tiết dưới đây sẽ là kim chỉ nam giúp bạn làm chủ quy trình, kiểm soát thời gian tuyệt đối và bàn giao quà tặng chỉn chu đến từng chi tiết.

1. Xác định rõ ngân sách, số lượng và đối tượng nhận quà

Trước khi gõ cửa bất kỳ nhà cung cấp nào, hãy chốt hạ ba thông số cốt lõi: ngân sách, số lượng và chân dung người nhận. Nhiều bạn mới thường vấp phải lỗi sai kinh điển là hỏi giá chung chung, dẫn đến việc xưởng báo giá không sát với nhu cầu. 

Việc xác định rõ từ đầu giúp bạn sàng lọc mẫu mã nhanh chóng, tránh lãng phí thời gian khảo giá vô ích và có được con số dự phòng chính xác. Và hãy nhớ là luôn đặt dư 3-5% cho các tình huống phát sinh tại sự kiện.

2. Lựa chọn sản phẩm quà tặng doanh nghiệp phù hợp nhận diện thương hiệu

Món quà không đơn thuần là lời cảm ơn mà còn đại diện cho bộ mặt công ty, mang thông điệp thương hiệu đến gần hơn với khách hàng. Tùy thuộc vào tệp người nhận là dân văn phòng, đối tác VIP hay khách hàng đại chúng, bạn có thể cân nhắc các dòng sản phẩm từ bình giữ nhiệt, sổ tay, ô dù đến các vật dụng tiện ích hàng ngày. Sản phẩm được chọn cần có màu sắc ăn khớp với bộ nhận diện thương hiệu, kiểu dáng chỉn chu và tính ứng dụng cao để người nhận muốn sử dụng thường xuyên.

3. Lên ý tưởng thiết kế và vị trí in ấn logo tối ưu 

Lỗi phổ biến của người mới là muốn nhồi nhét quá nhiều thông tin lên quà tặng, khiến tổng thể bị rối mắt và giảm đi giá trị thẩm mỹ của món đồ. Hãy nhớ rằng quà tặng doanh nghiệp đạt chuẩn truyền thông chỉ cần logo rõ nét, tên thương hiệu hoặc một thông điệp ngắn gọn được bố trí ở vị trí tinh tế. 

Bạn nên đội ngũ thiết kế của xưởng xuất file dựng 3D chi tiết để hình dung thực tế trước khi duyệt. Kích thước logo vừa phải và phối màu hài hòa sẽ giúp thương hiệu ghi điểm trong mắt người nhận.

4. Chốt tiến độ sản xuất và mốc thời gian giao hàng dự phòng 

Thời gian sản xuất quà tặng in ấn theo yêu cầu thường dao động từ 7 đến 15 ngày tùy số lượng và độ phức tạp của sản phẩm. Sai lầm “chết người” của HR/Marketing mới là lấy ngày diễn ra sự kiện làm ngày giao hàng mong muốn. Hãy luôn đặt mốc nhận hàng sớm hơn ngày sự kiện ít nhất 3 đến 5 ngày để làm vùng đệm an toàn. Khoảng thời gian dự phòng này giúp bạn xử lý ổn thỏa các sự cố ngoài ý muốn như mưa bão ảnh hưởng vận chuyển, sai sót khâu đóng gói hoặc phát sinh thêm khách mời phút chót mà không rơi vào thế bị động.

5. Duyệt mẫu thực tế trước khi cho sản xuất hàng loạt 

Đừng bao giờ tin tưởng tuyệt đối vào bản vẽ 2D hay 3D trên màn hình máy tính vì màu sắc hiển thị qua màn hình luôn có độ lệch nhất định so với thực tế. Hãy yêu cầu xưởng sản xuất làm một mẫu thử thực tế để bạn trực tiếp cầm, kiểm tra chất liệu, độ nét của logo và quy cách đóng gói hộp quà. Chỉ khi bạn và sếp trực tiếp ký duyệt lên mẫu thực tế này, xưởng mới được phép cho sản xuất hàng loạt. Đây là “lá chắn” pháp lý và kỹ thuật quan trọng nhất bảo vệ bạn khỏi rủi ro nhận về lô hàng kém chất lượng.

6. Theo dõi và giám sát tiến độ sản xuất theo từng giai đoạn 

Đừng phó mặc hoàn toàn cho nhà cung cấp sau khi đã chuyển tiền cọc và ký hợp đồng. Người làm HR/Marketing chuyên nghiệp sẽ chủ động cập nhật tiến độ theo từng cột mốc: khâu chuẩn bị phôi liệu, khâu in ấn logo, kiểm định chất lượng và khâu hoàn thiện đóng hộp. Việc giữ liên lạc thường xuyên với tư vấn viên phụ trách đơn hàng nhằm nắm bắt kịp thời các điểm nghẽn trong sản xuất nếu có, vừa giúp bạn luôn trong tư thế sẵn sàng báo cáo tiến độ chuẩn xác cho cấp trên.

7. Kiểm tra chất lượng khi bàn giao 

Khi xe giao hàng đến, hãy tiến hành kiểm tra xác suất tối thiểu 10% tổng số lượng trước khi ký biên bản nghiệm thu. Lần lượt kiểm tra độ đồng đều của màu sắc, độ sắc nét của logo, chất lượng hộp đựng và độ hoàn thiện của từng món quà. Đảm bảo quà tặng được đóng gói cẩn thận, không bị móp méo hay trầy xước trong quá trình di chuyển. Sau khi xác nhận lô hàng đạt tiêu chuẩn 100% như mẫu đã duyệt, bạn mới tiến hành hoàn tất thủ tục thanh toán phần chi phí còn lại.

Đừng để những lo lắng về tiến độ hay chất lượng quà tặng làm ảnh hưởng đến hiệu quả công việc và uy tín của bạn trong công ty. Với nhiều năm kinh nghiệm đồng hành cùng hàng nghìn doanh nghiệp lớn nhỏ, Quà Tặng Bích Phương tự hào là đối tác tin cậy chuyên cung cấp các giải pháp quà tặng doanh nghiệp trọn gói, cam kết giao hàng đúng hẹn 100% cùng mức giá gốc tại xưởng. Hãy liên hệ ngay với Quà Tặng Bích Phương hôm nay để nhận tư vấn miễn phí, nhận bản thiết kế demo 3D nhanh chóng và nhận báo giá ưu đãi nhất cho sự kiện sắp tới của bạn!

—

Công Ty TNHH Sản Xuất Quà Tặng Bích Phương 

Website: quatangbichphuong.com

Hotline: 0345.109.678 - 0983.088.014

Email: quatangbichphuongvn@gmail.com

Địa chỉ:

+ VP HCM: 409 Kinh Dương Vương, Phường An Lạc, Bình Tân, Hồ Chí Minh

+ VP QUY NHƠN: 104 Xuân Thủy, Phường Quang Trung, TP. Quy Nhơn, Bình Định 

+ VP HÀ NỘI: NGÕ 178 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội